Hợp đồng điện tử là gì? – Đặc điểm và lợi ích hợp đồng điện tử

Hiện nay, xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra rộng rãi trên toàn cầu, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những giải pháp để đơn giản hóa và hiệu quả hóa quá trình làm việc với khách hàng. Vì thế, các phương thức giao dịch bằng hợp đồng điện tử đang dần thay thế các phương thức giao dịch truyền thống. 

Vậy hợp đồng điện tử là gì? Lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp như thế nào?

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Điều 33 luật Giao dịch điện tử quy định như sau: Hợp đồng điện tử (hay còn gọi là hợp đồng online) là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận với nhau về việc xác lập, thay đổi hoặc là chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, và được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số hoặc các phương tiện điện tử khác.

2. Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có các đặc điểm cơ bản như sau:

2.1. Cách thực hiện hợp đồng điện tử

• Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng các phương thức điện tử trong việc ký kết các hợp đồng. 
• Việc thực hiện phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về hợp đồng.
• Các bên thỏa thuận với nhau có quyền thỏa thuận về kỹ thuật, chứng thực và các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn.

2.2. Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử

Các thông tin trong hợp đồng online được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu (là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử).

2.3. Có ít nhất 3 chủ thể được tham gia

Ngoài hai chủ thể là bên bán, bên mua thì có thể có thêm một chủ thể thứ ba đứng giữa hai chủ thể kia, đó có thể là các cơ quan chứng thực chữ ký số/điện tử hoặc nhà cung cấp mạng sẽ không tham gia vào việc ký kết hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả và tính pháp lý của hợp đồng.

2.4. Không bị giới hạn về không gian

Thông tin trên hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, vì thế hai chủ thể không cần gặp nhau mà vẫn có thể ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng ở bất cứ đâu, bất kì khi nào.

2.5. Phạm vi áp dụng

Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan của Nhà nước; trong các lĩnh vực như: dân sự, kinh doanh, thương mại… 

Tuy nhiên, hợp đồng điện tử không được áp dụng trong việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác. Các văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

3. Phân loại hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được phân loại dựa trên 2 tiêu chí: (1) phân loại theo hình thức hợp đồng và (2) phân loại theo mục đích hợp đồng

3.1. Phân loại theo hình thức hợp đồng

Có 3 loại chính như sau:

3.1.1. Hợp đồng giấy được đưa lên website

Hợp đồng giấy trước tiên được soạn thảo trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và tải  lên website để các bên tham gia ký. Loại hợp đồng này khi đưa lên website thường có định dạng file PDF, có nút xác nhận việc đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng kèm theo 2 sự lựa chọn (đồng ý hoặc không đồng ý) để ký hợp đồng.

3.1.2. Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Các nội dung trên hợp đồng điện tử loại này được hình thành bởi các giao dịch tự động, được máy tính tổng hợp tự động và xử lý trong quá trình giao dịch.

Kết thúc quá trình giao dịch, hợp đồng được hoàn thành và hiển thị nút xác nhận “Đồng ý” với các nội dung và điều khoản để khách hàng kiểm tra lại lần cuối. Bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và sau đó gửi xác nhận đến người mua qua hình thức gửi email, gửi fax, gọi điện thoại,…

3.1.3. Hợp đồng hình thành qua thư điện tử

Hợp đồng loại này sử dụng thư điện tử để ký kết, phương tiện để giao kết hợp đồng là phương tiện điện tử như máy tính, email,…

3.2. Chia theo mục đích hợp đồng

Có 3 loại chính như sau:

3.2.1. Hợp đồng thương mại điện tử (hợp đồng kinh tế điện tử)

Hợp đồng thương mại điện tử là loại hợp đồng có một bên chủ thể là thương nhân, một bên còn lại có chức năng pháp lý theo quy định, xác định hợp đồng dưới dạng dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật hiện hành.

Xem thêm: Top 8 xu hướng thương mại điện tử phổ biến hiện nay

3.2.2. Hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử là giao kết của người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm mỗi bên ký kết,… các thông tin này được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, đồng thời có giá trị tương đương hợp đồng lao động văn bản.

Đối tượng loại hợp đồng này gồm người lao động và người sử dụng lao động. Những hợp đồng lao động điện tử thường gặp:

– Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

– Hợp đồng lao động với thời hạn xác định;

– Hợp đồng lao động theo mùa vụ.

3.2.3. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên tham gia về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu luật pháp Việt Nam ban hành về giao dịch điện tử.

4. Lợi ích của hợp đồng điện tử

4.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Đối với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng được xác thực qua Internet một cách nhanh chóng. Khách hàng không cần mất nhiều thời gian, chi phí cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp như với hợp đồng giấy.

Hơn nữa, tính năng ký đồng thời và không giới hạn số lượng hợp đồng chỉ trong một thời gian ngắn cũng giúp đẩy nhanh quá trình ký kết để tiết kiệm thời gian.

4.2. Thực hiện trên mọi thiết bị

Người dùng có thể ký hợp đồng điện tử trực tiếp trên mọi thiết bị như: máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng… nhờ vậy tính linh hoạt được nâng cao.

4.3. Hệ thống lưu trữ an toàn bảo mật

Hợp đồng online được áp dụng các biện pháp bảo mật 24/7 để chống tấn công và mất mát dữ liệu. Các thông tin sẽ được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin của người sử dụng.

Những hợp đồng đã ký kết sẽ được lưu trữ cẩn thận trong thời hạn nhất định trên hệ thống điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp tránh được sự cố rủi ro dẫn đến mất mát dữ liệu.

5. Kết luận

Hợp đồng điện tử đang đóng một vai trò quan trong trong các doanh nghiệp, không chỉ tiết kiệm thời gian ký kết và làm việc với khách hàng, nó còn nâng cao tính bảo mật và lưu trữ dữ liệu một cách lâu dài và yên tâm hơn so với hợp đồng giấy. Trong tương lai, hứa hẹn mọi doanh nghiệp sẽ chuyển sang hình thức ký hợp đồng điện tử để đạt được những kết quả tốt hơn.

Xem thêm: Tìm hiểu về nền tảng dữ liệu khách hàng

6. FAQs – Câu hỏi thường gặp

1. Hợp đồng điện tử có giá trị khi nào?

Theo điều 14 và điều 34 trong Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã khẳng định hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy truyền thống. Hợp đồng điện tử có hiệu lực giá trị như hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên với một số lĩnh vực lại chưa áp dụng hình thức này như: giấy đăng ký kết hôn, giấy sử dụng đất… Vì vậy, trước khi làm hợp đồng điện tử bạn nên tìm hiểu kỹ để tránh mất thời gian và gây tổn hại.
2. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử, nó được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Những năm gần đây nó được sử dụng rộng dãi, đặc biệt trong việc thực hiện các thủ tục online như: kê khai thuế, bảo hiểm xã hội hay nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp,…

3. Phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì?

Phần mềm ký hợp đồng điện tử là phần mềm chuyên dùng để thực hiện công việc trình, ký duyệt hợp đồng từ file có sẵn hoặc mẫu tài liệu trên hệ thống. Các bên có liên quan đến hợp đồng sẽ được gửi link tra cứu và ký hợp đồng qua email khi bắt đầu việc ký hợp đồng.