Top 4 phần mềm quản lý văn bản và điều hành chất lượng tốt hiện nay

Văn bản là phương tiện để ghi nhận, lưu trữ, truyền tải nội dung bằng nhiều hình thức khác nhau nhằm truyền đạt thông tin một cách chính xác và rõ ràng nhất. Với các doanh nghiệp, cơ quan việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Đây là giải pháp toàn diện không những giúp các doanh nghiệp quản lý văn bản tốt hơn mà còn tiết kiệm được thời gian và công sức.

1. Quản lý văn bản là gì?

Quản lý văn bản là việc mà các tổ chức doanh nghiệp thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi theo một số trình tự và nguyên tắc nhất định. Để thực hiện tốt được việc quản lý văn bản thì cần được phân loại và tổ chức sắp xếp các loại văn bản một cách khoa học, thứ tự, để dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm. Đồng thời tránh các rủi ro mất tài liệu, thiếu sót văn bản của các đơn vị.

2. Top 4 phần mềm quản lý văn bản và điều hành chất lượng tốt hiện nay

2.1. Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice

Đây là hệ thống phần mềm có thể quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản và điều hành công việc chuyên nghiệp và toàn diện nhất. Thiết kế của phần mềm rất khoa học với đầy đủ các tính năng như: điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, trao đổi thông tin, điều hành công việc trực tuyến trên máy tính. Ngoài ra, phần mềm này còn có tính năng theo dõi, xử lý, các loại hình văn bản và thông qua truy cập mạng Internet giúp việc điều hành công việc từ xa thuận lợi.

2.1.1. Các tính năng của Cloudoffice

2.1.1.1. Quản lý văn bản toàn diện

– Phần mềm cho phép quản lý các văn bản theo mô hình nhiều cấp và tạo mối quan hệ giữa các văn bản;

– Khi xem văn bản người dùng có thể thực hiện comment hoặc ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản, nếu phát hiện sai sót có thể gửi thông báo để người cập nhật biết để điều chỉnh lại cho phù hợp;

– Trình nội dung văn bản cho lãnh đạo xem và phê duyệt trước lúc ban hành;

– Hỗ trợ cảnh báo văn bản mới cập nhật hoặc mới nhận được.

2.1.1.2. Quản lý, lưu trữ tài liệu

– Lưu và chia sẻ các tài liệu chung cho một đơn vị hoặc một nhóm;

– Quản lý hồ sơ theo thời gian, theo thời kỳ hoặc theo dõi những sự kiện đã và đang diễn ra như hồ sơ vụ việc, hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm;

– Theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện và quản lý các loại tài liệu đặc thù; 

– Đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như hợp đồng, dự án thì có thông báo thời gian hết hạn.

2.1.1.3. Quản lý điều hành công việc

– Tạo lập công việc từ văn bản đến, công việc phi giấy tờ, theo dõi, đánh giá tiến độ và kết quả từng công việc, xây dựng kế hoạch công tác năm, quý hoặc tháng;

– Các công việc được thực hiện trước đó sẽ được sao chép thành công việc mới mà không cần khởi tạo lại từ đầu;

– Hỗ trợ trao đổi công việc giữa sếp và nhân viên dễ dàng hơn trong việc gửi tài liệu, trao đổi ý kiến trên phần mềm;

2.2. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

Phần mềm DocEye là một hệ thống được sử dụng để lưu trữ, thu thập, phân phối và quản lý toàn bộ tất cả các thông tin, tới các ứng dụng và các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Bên cạnh đó, phần mềm này còn hỗ trợ công việc quản lý văn bản với tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà các doanh nghiệp mong muốn.

2.2.1 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye có tính năng đặc biệt

– Quản lý và thu nhập thông tin tài liệu;

– Hệ thống các tài liệu theo tính năng, theo nhu cầu của khách hàng, để tạo điều kiện thuận tiện cho công tác tra cứu, tìm kiếm, kiểm tra tài liệu;  

– Chỉnh sửa và nhận dạng lỗi tài liệu dễ dàng, phần mềm này tích hợp sẵn hệ thống nhận dạng IONE giúp kiểm tra thông tin chính xác đến 95%;

– Hơn nữa DocEye giúp các doanh nghiệp quản lý mọi thông tin dễ dàng và linh hoạt.

2.3. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành C-Office

Đây là phần mềm quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp cho các cơ quan, doanh nghiệp có một môi trường làm việc với trên 20 tính năng ứng dụng tiện lợi, được tích hợp trong một hệ thống trên giao diện website.

2.3.1. Các tính năng nổi bật của C-Office

2.3.1.1. Tính năng công tác điều hành

– Quản lý công việc, nhắc việc: Toàn bộ các công việc được điều hành thông qua ứng dụng quản lý giao việc và quản lý công văn…Theo dõi, kiểm soát được các công việc khi chuyển sang cho người khác xử lý, ai đang xử lý hoặc chưa xử lý, bị quá hạn hay không;

– Quản lý công văn: Kiểm soát và lưu lại quá trình xử lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức;

– Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo cho tới nhân viên cùng công ty  trong tuần, trong tháng.

2.3.1.2. Tính năng quản lý lưu trữ tài liệu

– Quản lý  hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng: Quản lý các hồ sơ tài liệu hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống. Cho phép phân quyền quản lý, tìm kiếm, khai thác cập nhật… đến từng thư mục và tài liệu trong hồ sơ.

– Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung: Tài liệu quy định, quy trình, chính sách, biểu mẫu, hướng dẫn, tài liệu chia sẻ.

2.4. Các phần mềm quản lý văn bản miễn phí

2.4.1. Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel

Excel là ứng dụng dùng để quản lý và lưu trữ văn bản hiệu quả và khoa học. File excel theo dõi tài  liệu, hồ sơ và quản lý tài liệu, văn bản. Ngoài ra, Excel có thể lưu trữ một kho tài liệu giúp người dùng tìm kiếm tài liệu thông qua internet bằng các thiết bị di động.

2.4.2. Phần mềm quản lý văn bản miễn phí Access

Access có chức năng là sắp xếp, quản lý hồ sơ và giấy tờ khoa học nhất. Việc tra cứu thông tin hay tìm kiếm giấy tờ thông qua Access rất linh hoạt. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là tính bảo mật cao, thao tác nhanh gọn, thời gian tra cứu tìm kiếm, quản lý hợp lý.

3. Kết luận

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm văn thư lưu trữ, phần mềm quản lý hồ sơ công chứng là các sản phẩm của khoa học công nghệ, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc quản lý các hồ sơ, tài liệu. Đây cũng là giải pháp giúp các doanh nghiệp trong việc nỗ lực xây dựng “Văn phòng không giấy tờ”.

4. FAQs – các câu hỏi thường gặp