Top 5 phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí được sử dụng phổ biến

Ngày nay, các doanh nghiệp đang sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ hiện đại để dần thay thế các phương thức quản lý, làm việc truyền thống. Do đó, các phần mềm văn thư lưu trữ ngày càng được sử dụng phổ biến hơn giúp cho các doanh nghiệp quản lý tốt hơn hồ sơ, tài liệu của công ty. Vậy phần mềm văn thư lưu trữ là gì và có những ưu điểm nào? Cùng VDI tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Thế nào là văn thư lưu trữ?

1.1. Khái niệm về văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ là một trong những nghề khá phổ biến có liên quan đến công việc văn phòng. Văn thư lưu trữ là lưu trữ, sắp xếp và quản lý tài liệu trong các cơ quan, doanh nghiệp hoặc chính phủ. Nhân viên quản lý văn thư lưu trữ  cần phải đảm bảo quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất. 

1.2. Phần mềm văn thư lưu trữ là gì?

Phần mềm văn thư lưu trữ là công cụ thông minh giúp con người quản lý các tài liệu cần lưu trữ. Các phần mềm này có các chức năng giúp cho việc lưu trữ tài liệu trở nên thuận tiện và dễ dàng kiểm soát hơn. Đặc biệt, các phần mềm này hoàn toàn miễn phí.

2. Top 5 phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

2.1. Phần mềm văn thư lưu trữ Bitrix 24

Bitrix24 đã trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp. Phần mềm này mang đến một không gian làm việc thoải mái và được đánh giá cao vì hệ thống quản lý tài liệu, văn thư lưu trữ mạnh mẽ và an toàn.

Phần mềm văn thư lưu trữ Bitrix24 cho phép người sử dụng có thể tải và chia sẻ tài liệu của mình với đồng nghiệp khác. Ngoài ra, có thể tương tác và tìm tài liệu nhanh chóng thông qua hệ thống nội bộ trực quan. 

2.1.1. Một số tính năng nổi bật của Bitrix24

– Ổ đĩa lưu trữ phù hợp với nhu cầu sử dụng của người dùng như: Dữ liệu nhóm, dữ liệu công ty và dữ liệu của tôi;

– Thao tác linh hoạt khi chỉnh sửa hoặc tải, lưu trữ văn thư về máy;

– Mỗi tập tin được tải lên đều có lịch sử chỉnh sửa đầy đủ, giúp người dùng dễ dàng khôi phục các phiên bản trước đó nhanh chóng khi cần thiết;

– Khi người sở hữu tài liệu đó đang chỉnh sửa các tập tin của mình thì tính năng tạm thời “khóa” tài liệu chia sẻ sẽ hỗ trợ người chỉnh sửa;

– Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu từ xa nhờ tính năng tích hợp với Google Docs, Office 365, MS Office Online;

– Thông qua các tài khoản Google hoặc Microsoft người dùng có thể mở, chỉnh sửa, xem văn thư lưu trữ;

– Sở hữu chức năng tìm kiếm hiệu quả, các thông tin khác trên hệ thống tìm kiếm một cách dễ dàng.

2.2. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Cloudoffice

Tương tự với Bitrix24, Cloudoffice là một công cụ như “cánh tay trái” của các nhân viên văn phòng. Cloudoffice cũng sở hữu một hệ thống quản lý mạnh mẽ, đáp ứng được các nhiệm vụ về lưu trữ và quản lý văn thư toàn diện và khoa học nhất.

Cloudoffice giúp nhân viên tối ưu hóa công tác hành chính, giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự cho bộ phận hành chính của doanh nghiệp.

2.2.1. Một số tính năng nổi bật của Cloudoffice

– Sắp xếp và quản lý văn thư theo trình tự thời gian với các sự kiện liên quan;

– Hỗ trợ chức năng đính file nội dung kèm theo tiêu đề của văn bản, giúp việc truy cập và xem nội dung văn bản dễ dàng hơn;

– Khách hàng có thể bình luận, đưa ra ý kiến cá nhân khi xem văn bản;

– Có lịch sử chỉnh sửa văn bản giúp cho các phiên bản tài liệu mới nhất; được cập nhật một cách đầy đủ. Người dùng có thể cập nhật những phiên bản mới nhất;

– Trong doanh nghiệp mỗi đơn vị được phép tự thống kê và in văn bản theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ.

2.3. Phần mềm EFY Doc

EFY không chỉ hỗ trợ quản lý văn thư lưu trữ tốt mà còn điều hành lịch trình công tác và các sự kiện liên quan đến công việc rất hiệu quả. EFY giúp người dùng theo dõi hoạt động của doanh nghiệp thông báo cáo kết quả công việc.

2.3.1. Các tính năng nổi bật của EFY Doc

– Tiếp nhận, phân công xử lý, thiết lập danh sách, tra cứu tên và nội dung của các văn bản được gửi đến;

– Tạo lập, xem xét, tra cứu, trình duyệt, tổng hợp, báo cáo các văn bản được gửi đi;

– Gửi hoặc nhận văn bản qua hòm thư điện tử tính chuyên nghiệp cao;

– Hỗ trợ các chức năng như: thông báo, xem hoặc xác nhận tình trạng của tài liệu qua SMS/ thư điện tử qua Internet hoặc mạng nội bộ LAN;

– Điều hành, xử lý, lịch cá nhân, lịch trình công tác, theo dõi tin tức, sự kiện trong doanh nghiệp;

– Thông báo, nhắc nhở thời hạn làm việc của cấp trên phân bổ cho nhân viên cấp dưới;

– Tạo tương tác giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân viên qua một nền tảng chung, giúp gắn kết mọi người lại với nhau hơn;

– Theo dõi, báo cáo kết quả công việc theo tuần, tháng, năm.

2.4. Phần mềm Access

Hầu hết các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải xử lý hồ sơ mỗi ngày.  Việc sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ giúp doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết các vấn đề này một cách dễ dàng.

Access sẽ là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý và phân loại các tài liệu tốt hơn hơn. Đảm bảo tính bảo mật cao. Hỗ trợ khách hàng tìm kiếm, tra cứu, quản lý dữ liệu nhanh chóng và an toàn. Ngoài ra, phần mềm này còn có khả năng bảo mật qua và quản lý các tài liệu quan trọng.

2.5. Phần mềm DMS Lạc Việt

Đây là phần mềm quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu được thiết kế dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng. Phần mềm là công cụ hỗ trợ thu thập, khai thác, lưu trữ và báo cáo dữ liệu thống kê trong doanh nghiệp.

Phần mềm này có khả năng xuất kết quả tìm kiếm ra file excel. Quản lý hồ sơ của các kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm thời. Khả năng dễ dàng thu thập, lưu giữ, chỉnh sửa, sử dụng, tìm và báo cáo số liệu thống kê. Nhân viên có thể đăng ký sử dụng, gia hạn hoặc mượn thời gian sử dụng hồ sơ nhanh chóng, thông qua hệ thống phần mềm dễ dàng.

3. Kết luận

Ngoài phần mềm quản lý hồ sơ công chứng thì phần mềm văn thư lưu trữ cũng rất quan trọng đối với công việc văn phòng. Các phần mềm này giúp nhân viên giải quyết công việc hiệu quả hơn. Trên đây là một số thông tin về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ mà VDI tổng hợp, hy vọng các doanh nghiệp có thể lựa chọn ra các phần mềm phù hợp với mình. 

4. FAQs – các câu hỏi thường gặp