Chữ ký số là gì – Lợi ích của chữ ký số

Các doanh nghiệp thường cho rằng chữ ký số thường không đảm bảo an toàn bằng con dấu và chữ ký tay vì nó liên quan đến các vấn đề về tính an toàn, tính bảo mật trong giao dịch điện tử. Nhưng nếu tìm hiểu kỹ về chữ ký số, các doanh nghiệp sẽ biết được quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai sử dụng thuật toán mã hóa công khai.

1. Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai, đóng vai trò như là chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, được công nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử như: ký hợp đồng điện tử, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký giao dịch tài chính… Hiện nay chữ ký số được sử dụng rộng rãi thay thế cho chữ ký truyền thống.

2. Cấu tạo của chữ ký số

Dựa trên công nghệ RSA (là thuật toán mật được mã hóa công khai và cũng là thuật toán đầu tiên phù hợp với việc tạo ra chữ ký điện tử) chữ ký số bao gồm một cặp khóa được mã hóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng: một khóa công khai và một khóa bí mật.

*Cấu tạo gồm 2 phần là:

– Phần cứng: giống như một chiếc USB được bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã pin;

– Chứng thư số là phần không thể tách rời với chữ ký số, chứa tất các dữ liệu được mã hóa của các doanh nghiệp và công ty.

3. Đối tượng sử dụng chữ ký số

 3.1. Chữ ký số của một tổ chức

– Là con dấu của tổ chức, được sử dụng thay thế cho con dấu mộc bình thường;

– Là chữ ký của người đại diện trước pháp luật của tổ chức đó (người sở hữu chứng thư);

– Ngữ cảnh sử dụng: Sử dụng trong các giao dịch của tổ chức phân theo chức năng và quyền hạn của tổ chức.

 3.2. Chữ ký của một cá nhân trong tổ chức

– Là chữ ký của một cá nhân trên chữ ký có ghi rõ chức danh, chức vụ của cá nhân đó trong tổ chức;

– Người sở hữu và quản lý: Cá nhân ( người làm việc trong tổ chức);

– Ngữ cảnh sử dụng: Dùng trong giao dịch theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức.

 3.3. Chữ ký số cá nhân

– Là chữ ký của cá nhân, khi ký thì trên chữ ký chỉ thể hiện tên của cá nhân đó;

– Người sở hữu: Cá nhân;

– Ngữ cảnh sử dụng: Dùng trong các giao dịch của cá nhân, hoặc dùng trong giao dịch của tổ chức mà các nhân đó được phân công theo chức năng quyền hạn của tổ chức.

4. Ứng dụng của chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng để đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn, tính chống chối bỏ của các thông tin giao dịch trên mạng Internet, giống như chữ ký tay nên có giá trị sử dụng trong các giao dịch điện tử với máy tính và mạng Internet cần tính pháp lý cao.

Ở Việt Nam hiện nay, chữ ký số có thể sử dụng cho các giao dịch như mua hàng online, chuyển tiền vào ngân hàng, thanh toán online. Bộ Tài Chính cũng đã áp dụng chữ ký số vào kê khai thuế.

Thời gian tới, Chính Phủ sẽ làm việc với người dân hoàn toàn trực tuyến và chữ ký số có thể sử dụng trong các ứng dụng của chính phủ khi làm thủ tục hành chính cần sự xác nhận với cơ quan nhà nước.

5. Những lợi ích của chữ ký số

5.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Khi có những hợp đồng quan trọng cần giải quyết nhanh chóng giữa doanh nghiệp với đối tác, thay vì mất nhiều thời gian gặp mặt thì các doanh nghiệp có thể ký kết các hợp đồng nhờ vào chữ ký số.

Thay vì phải in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản, người sử dụng hoàn toàn có thể ký nhiều văn bản điện tử ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho người quản lý, đối tác, khách hàng thông qua internet.

Với các giao dịch điện tử khác như kê khai nộp thuế, làm việc với cơ quan hành chính của nhà nước, các cá nhân chỉ cần ngồi tại nhà với máy tính được tính kết nối Internet là có thể hoàn tất các công việc.

Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc in ấn giấy tờ, tài liệu, lưu trữ hồ sơ và sử dụng những chi phí đó cho những mục đích khác quan trọng hơn.

5.2. Tăng tính hiệu quả trong công việc

Khi sử dụng chữ ký số, các văn bản giấy tờ, công văn tồn đọng được giải quyết nhanh chóng hơn nhiều. Hơn nữa, việc quản lý và theo dõi giấy tờ cũng trở nên đơn giản hơn hiệu suất công việc tăng cao hơn.

5.3. Bảo vệ môi trường

Chữ ký số là một trong những giải pháp giúp giảm thiểu rác thải, giảm tần suất sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường sống lành mạnh.

5.4. Ngăn chặn các hành vi giả mạo 

Các chuyên gia ước tính có 55% – 70% chữ ký bằng tay có thể giả mạo, trong khi đó việc giả mạo chữ ký số thường sẽ thấp và khó khăn hơn.

Sau khi các tài liệu được ký số sẽ không có cách nào thay đổi được, vì mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai. Mã hóa công khai là dạng mật mã hóa cho phép người dùng trao đổi các thông tin bảo mật với nhau mà không cần trao đổi bằng các khóa bảo mật chung trước đó.

5.5. Xác định nguồn gốc văn bản

Chữ ký số cho phép xác định danh tính tác giả và tính nguyên gốc của văn bản. Vì không thể thay đổi sau khi đã ký số, nên ngay cả khi chỉ có duy nhất 1 chữ số bị chỉnh sửa, văn bản đó cũng không đem lại kết quả kiểm tra trùng khớp và có nguy cơ bị vô hiệu. 

Như vậy, để tính toàn vẹn cũng như nguồn gốc của một tài liệu được bảo mật chắc chắn thì chữ ký số chính là công cụ đắc lực đảm bảo được điều này.

6. Kết luận

Sử dụng chữ ký số là giải pháp đáng tin cậy để thực hiện giao dịch nhanh chóng, đảm bảo tính an toàn bảo mật. Tuy nhiên, một số loại chữ ký số sử dụng công nghệ lạc hậu sẽ khó đáp ứng được những lợi ích trên. Vì thế, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng để chọn ra loại hình chữ ký số tốt nhất và phù hợp nhất cho mình. Hy vọng bài viết mang đến những thông tin bổ ích và đừng quên theo dõi VDI để cập nhật tin tức thường xuyên nhé!

Xem thêm: Tìm hiểu về hợp đồng điện tử