Top 5 phần mềm quản lý hồ sơ công chứng phổ biến nhất 2023

Sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã làm thay đổi về mọi mặt của nền kinh tế, xã hội tạo ra nhiều cơ hội cho nhiều phát triển cho nhiều lĩnh vực, trong đó lĩnh vực Công chứng cũng không ngoại lệ. Nắm bắt được nhu cầu của thị trường các công ty đã cho ra đời và phát triển nhiều phần mềm quản lý hồ sơ công chứng hỗ trợ cho các công chứng viên giải quyết được nhiều rủi ro trong quá trình làm việc.

1. Tìm hiểu về phần mềm quản lý hồ sơ công chứng

1.1. Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng là các phần mềm được tích hợp các tính năng như phân hệ quản lý hồ sơ công chứng, quản lý, khai báo và tạo mục mới, tự động lưu lại, theo dõi thông tin về hợp đồng, lịch sử giao dịch, tài sản, hỗ trợ cho việc tra cứu hồ sơ…

Mọi tính năng của phần mềm quản đều nhằm mục đích số hóa dữ liệu, giúp quy trình nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn, nhờ đó tối đa có được độ hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

1.2. Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ công chứng

• Làm đơn giản hóa các quy trình công chứng trở nên chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho cả người làm công chứng và người cần công chứng.
• Quản lý mọi dữ liệu thông qua mô hình điện toán đám mây, nhờ thế mà đảm bảo được tính đồng nhất và tính liên quan của các dữ liệu với nhau, giúp cho những người làm nhiệm vụ công chứng truy cập và cập nhật dữ liệu dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc trao đổi dữ liệu diễn ra đơn giản và hiệu quả hơn.
• Người quản lý dễ dàng nắm bắt được quy trình quản lý công chứng, từ đó đưa ra những biện pháp cải thiện quy trình phù hợp.

2. Top 5 phần mềm quản lý hồ sơ công chứng phổ biến nhất hiện nay

2.1. Phần mềm quản lý hồ sơ Uchi

Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng UCHI  do Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Phần Mềm Và Nội Dung Số OSP hình thành và phát triển vào năm 2011. Đây là sản phẩm chất lượng của các chuyên viên, kỹ thuật viên công ty OSP với kỳ vọng đem lại giải pháp hiệu quả giúp ích cho lĩnh vực Công chứng.

Phần mềm này ngăn ngừa hiệu quả các rủi ro cho các nhân viên công chứng và các tổ chức hành nghề công chứng thông qua kết nối, chia sẻ dữ liệu và thông tin lịch sử giao dịch của tài sản giữa các Tổ chức hành nghề công chứng. Phần mềm UCHI được vinh dự  đạt danh hiệu Sao Khuê trong lĩnh vực sản phẩm, giải pháp phần mềm mới của Việt Nam năm 2011.

Hiện nay, phần mềm UCHI đã được triển khai thành công trên 15 tỉnh/thành phố của Việt Nam với gần 400 Tổ chức hành nghề công chứng và gần 500 xã/phường/thị trấn. Đây cũng là phần mềm có phạm vi triển khai rộng nhất trong số các giải pháp phần mềm công chứng đang hiện có trên thị trường.

2.2. Phần mềm quản lý hồ sơ VSD

Phần mềm VSD do Công ty cổ phần công nghệ VSD Việt Nam xây dựng và phát triển vào năm 2012 nhằm số hóa và giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng giao dịch công chứng, để cung cấp kịp thời và chính xác thông tin giúp giảm thiểu rủi ro, tranh chấp, khiếu nại có thể xảy ra.

Phần mềm này còn tích hợp các module quản lý tài sản, chứng thực với các nghiệp vụ liên quan giúp các tổ chức hành nghề Công chứng quản lý, tra cứu thông tin hợp đồng tài sản đương sự, chia sẻ dữ liệu đơn giản và chính xác. Phần mềm VSD được xây dựng dựa trên nền tảng Microsoft Net Framework 4.0/4.5.

2.3. Phần mềm quản lý hồ sơ online CeNM

Phần mềm CeNM được phát minh bởi Công ty CMC TS với mục đích giúp các tổ chức hành nghề Công chứng đơn giản hóa các thao tác trong nghiệp vụ công chứng, dễ dàng quản lý lịch sử giao dịch hay giảm thiểu rủi ro mà các văn phòng Công chứng và giúp các công chứng viên làm tốt các công việc của mình. 

Thông qua các tính năng phân hệ quản lý hồ sơ công chứng như: phân hệ quản lý hồ sơ đương sự, phân hệ quản lý tài chính – tài sản, phân hệ kiểm tra ngăn chặn các hồ sơ giao dịch,… CeNM giúp quản lý dữ liệu tập trung và đồng nhất, bảo mật và phân quyền dữ liệu tốt nhất, đồng thời phân tích và cung cấp những báo cáo chính xác. Vì thế, phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CeNM đã xuất sắc giành giải “Phần mềm tiêu biểu nhất” tại Lễ trao giải Sao Khuê 2019. 

2.4. Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng Công chứng Dotary

Phần mềm quản lý Công chứng Dotary là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các văn phòng Công chứng, chỉ mới xuất hiện cách đây không lâu nhưng nó đang được rất nhiều văn phòng tổ chức hành nghề Công chứng sử dụng. Tuy bước đầu gặp chút khó khăn, nhưng Dotary không ngừng nghiên cứu và cải tiến phần mềm đang ngày càng cung cấp được nhiều các giải pháp 4.0 tăng cường ứng dụng công nghệ vào hoạt động  cho lĩnh vực công chứng.

Phần mềm Dotary là phần mềm dẫn thích hợp sử dụng cho các văn phòng công chứng, với mức chi phí thấp, cung cấp các mẫu hợp đồng riêng, bộ soạn V3 dùng để soạn và chỉnh sửa hợp đồng hiện đại như: Microsoft Word, các biểu mẫu được cập nhật liên tục và miễn phí theo thông tư của Bộ Tư Pháp, không cần phải có máy chủ hoặc nhân viên IT quản lý máy móc thiết bị,…

2.5. Phần mềm H2-QLCC

Phần mềm quản lý H2-QLCC do Công ty phần mềm H2SOFT – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp hệ thống và dịch vụ phần mềm thiết kế nhằm tăng sự hiệu quả cho quy trình quản lý nghiệp vụ hồ sơ trong công chứng. Phần mềm hoạt động trên nền tảng Windows Presentation Foundation, một nền tảng cho phép chuyên viên thiết kế có thể tạo ra các ứng dụng trên nền. Do đó, H2-QLCC luôn dễ dàng cập nhật những tính năng mới từ Microsoft, dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm thuộc Microsoft khác. 

Phần mềm đáp ứng được mọi tiêu chí về các tính năng quản lý, phân loại, tìm kiếm và  đồng bộ thông tin, dễ dàng tích hợp hay mở rộng dựa trên tính năng sẵn có hay thêm module mới, bám sát các đặc trưng của ngành hay khu vực. Vì thế, H2-QLCC có thể  làm công cụ quản lý công chứng cho các cơ quan công chứng từ tuyến xã, huyện, tỉnh, trung ương.

3. Kết luận

Việc quản lý hồ sơ là bài toán hết sức khó khăn đối với các doanh nghiệp. Do đó, việc áp dụng các phần mềm quản lí hồ sơ công chứng để hỗ trợ là vô cùng cấp thiết, không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tránh được những sai sót không mong muốn. Hy vọng các doanh nghiệp có thể chọn ra phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.